Saya percaya, software dapat digunakan untuk meningkatkan produktivitas, membantu komunikasi dan memperbaiki cara kita melakukan sesuatu. Di Radya Labs, Bandung-based mobile software company yang ikut saya dirikan, kami menggunakan beberapa software untuk membantu kami menyelesaikan pekerjaan di kantor.
Dengan tim yang terdiri dari beberapa lokasi, berbeda kota dan ada pula yang bekerja dari rumah, kami menggunakan online tools yang tersedia, baik yang gratis maupun berbayar. Berikut adalah beberapa software yang kami gunakan.
Project Management / Todo Lists : Basecamp
Basecamp menjadi salah satu favorit project management tools dan kami pun ikut menggunakannya. Basecamp digunakan untuk seluruh project yang kami kerjakan, baik proyek eksternal maupun proyek internal (aka produk).
Setiap proyek, akan menjadi satu entry Project di Basecamp. Semua hal yang terjadi disekitar proyek diusahakan sedemikian rupa terjadi disana. Standar di Radya Labs untuk setiap proyek setidak-tidaknya memiliki 1 orang Project Manager, 1 orang Developer dan 1 orang Designer. Project Manager-lah yang bertanggung jawab untuk memantau dan memperbarui setiap hal di Basecamp.
Files digunakan untuk menyimpan berkas-berkas seperti dokumen spesifikasi, visual design guideline yang dihasilkan desainer, aset proyek dan dokumen lainnya. Setiap diskusi dilakukan langsung dalam thread Discussion atau dalam konteks item To Do list.
Selain untuk Proyek, kita membuat satu entri Big Picture & Discussion, dimana setiap orang di dalam perusahaan dapat memulai suatu diskusi disana. Harapannya, setiap orang, tanpa memandang lokasi, dapat saling berkomunikasi satu sama lain.
Untuk mengunakan Basecamp, Anda harus membayar $50 per bulan setiap perusahaan.
CRM : Stride
Seiring dengan perkembangan perusahaan, kami mulai merasa kesulitan untuk memantau perkembangan proyek. Mana proyek yang masih berupa lead, proyek yang dalam negosiasi harga dan proyek yang sudah selesai. Basecamp sangat membantu dalam mengorganisasikan proyek yang dikerjakan, tapi tidak memiliki bird-view mengenai tahapan proyek yang sedang,belum dan akan dikerjakan.
Stride menjadi pilihan kami untuk memantau setiap tahap yang dilalui sebuah proyek. Selain itu, Stride dijadikan manajemen kontak untuk seluruh pihak yang pernah berhubungan dengan kru Radya Labs.
Tampilan visual Stride sangat memudahkan memantau proyek-proyek yang sedang dikerjakan. Setiap tahapan tertentu dilewati, kita dapat meng-assign siapa yang bertugas untuk melakukan follow-up. Selanjutnya setiap suatu Proyek dimenangkan, dapat kita tandai. Akan tersedia grafik untuk mengetahui bagaimana statistik proyek yang sedang kita kerjakan, berapa lama waktu rata-rata proses proyek mulai dari lead hingga di-sign-off.
Saat ini Stride hanya digunakan secara terbatas yaitu oleh Direktur, saya dan Bagian Marketing/Sales. Untuk menggunakan Stride tidak perlu membayar biaya berlangganan.
Chat/Whatever : Skype
Semua orang tahu Skype. Perusahaan yang baru dibeli Microsoft ini menjadi pilihan utama kami untuk melakukan komunikasi via teks. Jika dibutuhkan suatu diskusi yang mendesak maka selain rapat, Skype menjadi satu solusi, terutama jika ada anggota tim yang berbeda lokasi. Selain itu, untuk saya yang terkadang memilih bekerja dari rumah, Skype digunakan untuk berkoordinasi dengan kru lain yang berada di kantor.
Standarnya di Raya Labs, setiap Proyek akan memiliki satu thread tersendiri. Semua komunikasi yang membutuhkan response segera dilakukan via skype sementara diskusi lain yang dilakukan secara asinkronus melalui Basecamp. Untuk beberapa proyek, biasanya klien atau pihak lain yang bekerja sama juga dapat berada di dalam grup ini.
Skype juga kami gunakan sebagai alat absensi. Setiap pagi, kru Radya Labs, baik yang berada di kantor atau di tempat lain harus “check-in” dan melaporkan pekerjaan yang ingin dilakukan hari ini. Ini berfungsi untuk memberi tahu kepada seluruh kru apa yang akan dikerjakan pad ahari itu. Jika ada pekerjaan lain yang ingin minta dikerjakan, anggota tim lain atau Project Manager harus menentukan waktu terbaik untuk memberi tugas tersebut sehingga tidak terjadi distraksi yang terlalu intrusif bagi para kru.
Terdapat satu thread Radya Labs, grup dimana seluruh kru berada disini. Kadang kami membicarakan rencana tempat makan atau memberi selamat jika ada anggota yang ulang tahun. Disini juga menjadi sarana berbagi link jika salah satu kru menemukan artikel/video yang layan dibagikan ke teman-teman yang lain.
Chat di Skype juga bersifat sukarela, setiap message tidak perlu langsung dibalas.
Source Control : Bitbucket
Untuk melakukan kolaborasi pekerjaan, terutama untuk proyek yang dikerjakan lebih dari dua orang kontributor kode maka digunakanlah Bitbucket sebagai repositori kode. Bitbucket memunginkan antar kru tidak perlu berada di satu lokasi yang sama. Kami menggunakan Bitbucket karena skema pemakaian yang berdasarkan jumlah user bukan jumlah private repository yang dapat dimiliki. Dengan demikian, setiap proyek yang dikerjakan dapat dibuat private sehingga orang lain tidak dapat melakukan akses kecuali diberikan izin.
Saat ini saya dan Tito-lah yang menggunakan akun berbayar sehingga seluruh kru untuk memiliki akses terhadap salah satu proyek harus melalui mekanisme otorisasi terlebih dahulu. Setidak-tidaknya kita perlu mengeluarkan 10$ / bulan untuk berlangganan Bitbucket agar dapat mengakomodir seluruh anggota.
Beberapa tools lain yang kami gunakan diantaranya :
- Dropbox, digunakan untuk berbagi file non-project. Misalnya aset perusahaan seperti marketing kit, logo dan hal lainnya.
- Google Apps, digunakan untuk komunikasi e-mail.
- RescueTime, untuk mencatat berapa jam waktu yang sebenarnya digunakan untuk bekerja setiap minggunya. Kru tidak diwajibkan, hanya yang merasa ingin memakai saja.
Anda punya internal tools yang digunakan di perusahaan Anda dan ingin berbagi kepada para pembaca lainnya ?
limaapril 